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Fachinformation zur freien Verwendung

Um Belegexemplare wird gebeten


Ansprechpartner:

Frank Tönnissen

Projektträger
im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.
Bildungsforschung, Integration, Genderforschung
Heinrich-Konen-Straße 1
53227 Bonn

Tel. 0228/3821-600
Fax 0228/3821-604
kompetenzagenturen@dlr.de


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Computergestützte Falldokumentation in den Kompetenzagenturen und anderswo

,,Case Management ohne ein standardisiertes Dokumentationswesen wäre ein
Geschehen ohne stabilisierendes Gerippe" 1 . Unbestritten ist, dass die
Falldokumentation in der sozialen Arbeit zu mehr Klarheit, Zielbezogenheit und
Reflexion der Leistungen führt. Im Programm ,,Kompetenzagenturen", das das
Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) aus Mitteln
des Europäischen Sozialfonds fördert, steht das Case Management besonders
benachteiligter Jugendlicher im Mittelpunkt. Das BMFSFJ setzt für die Dokumentation
der Fälle auf ein programmeinheitliches IT-Verfahren, das nicht nur dem zentralen
Berichtswesen, sondern vor allem auch der Arbeit in den Kompetenzagenturen dient.
Kern der Fallakten sind die Anamnese, die gemeinsam vereinbarten Förderpläne und
deren Bewertung. Für die Dokumentation wurde hierzu das Freie Softwareprojekt
mpuls entwickelt, das auch in anderen Bereichen eingesetzt werden kann.

Mit dem Übergang des Programms ,,Kompetenzagenturen" von der Modell- in die
Durchführungsphase wurde eine grundlegende Neuausrichtung der IT-Strategie für die
Falldokumentation nötig. Von 15 beteiligten Stellen wurde das Programm auf 215
ausgeweitet ­ hiermit stellten sich neue Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit, den
Datenschutz, an die Datensicherheit sowie die Strukturen und Kosten des Betriebs. Da die
Kompetenzagenturen mit nahezu 800 Case Managerinnen und Case Managern bundesweit
vertreten sind, bot das Programm in der Durchführungsphase eine einmalige Möglichkeit zur
bundesweiten Erprobung und Einführung größerer IT gestützter Dokumentationssysteme im
sozialen Bereich.

In einem Expertenworkshop im Mai 2007 erörterten das BMFSFJ und der Projektträger im
DLR zusammen mit Vertretern aus Wissenschaft, Praxis und Informationstechnik wichtige
Anforderungen an eine IT-Strategie für die Entwicklung der Falldokumentation im
bundesweiten     Programm      ,,Kompetenzagenturen".   Zu     den      wesentlichen
Entwicklungsgrundsätzen gehören folgende:


1
          Neuffer 2007, S. 114

                                                                                       1
    ·   Ein Grundproblem bei der Nutzung der Dokumentationssoftware in den sozialen
        Arbeitsfeldern besteht darin, dass die Datenerfassung zu einer Formalisierung der
        sozialpädagogischen Dienstleistungen führen kann und als Fremdbeeinflussung
        sozialpädagogischer Arbeit verstanden werden kann. Zu empfehlen ist es daher,
        dass Anwenderinnen und Anwender, Wissenschaft und Informationstechnik
        gleichermaßen am Entwicklungsprozess beteiligt werden.
    ·   Die Softwareentwicklung sollte sich auf die (pädagogische) Falldokumentation und
        Evaluation konzentrieren. Für diesen Bereich gibt es noch großen
        Entwicklungsbedarf 2 und keine für das Case Management in den
        Kompetenzagenturen geeignete Software. Weitere Managementfunktionen können
        im Rahmen von Modulen eventuell später hinzukommen.
    ·   Es existieren bislang viele ,,Insellösungen", die auf ein Amt oder ein Förderprogramm
        zugeschnitten sind 3 . Vielfach fehlt die Orientierung an übergeordneten Standards.
        Lizenzfragen erschweren die Anpassung und Verbreitung. Dem entgegengesetzt
        sollte der Softwareentwicklungsprozess offen sein und sich nicht in technische und
        organisatorische Abhängigkeiten begeben, z. B. durch einseitige Entwicklergruppen,
        Lizenzen und Software einzelner Anbieter.
    ·   Der Datenaustausch mit den relevanten Trägern, dominierenden Programmen und
        Maßnahmen muss in beide Richtungen möglich sein. Hierzu sollte eine Orientierung
        an (Quasi-)Standards, u. a. aus den SGB II und den SGB III Bereichen sowie dem
        Kriterienkatalog Ausbildungsreife, erfolgen.
    ·   Es sollte eine durchgängige elektronische Fallbearbeitung ermöglicht werden, die
        auch mobiles Arbeiten unterstützt.
    ·   Der Datenschutz muss auf allen Anwendungsebenen gewährleistet werden.

Großen Anklang fand die Überlegung, Freie Software zu nutzen. So ließen sich
Einschränkungen bei der Entwicklung und Verbreitung überwinden. Zudem könnte so der
Jugendhilfe eine zusätzliche Option in der Softwarebeschaffung eröffnet werden, die
insbesondere auch für freie Träger von Interesse wäre.

Auf Basis dieser Vorüberlegungen begann die Firma Intevation, die nach einer bundesweiten
Ausschreibung ausgewählt worden war, im August 2007 mit der Entwicklung des Web-
Applikation Servers für die Kompetenzagenturen (WASKA) zur Pflege und Verwaltung der
elektronischen Fallakten. Das System ist Mitte Januar 2008 nach umfangreichen Tests in
den Vollbetrieb gegangen. Der volle Funktionsumfang wurde Ende Juni 2008 bereitgestellt.
Die zugrunde liegende Basisanwendung von WASKA heißt mpuls (Computer-based case
files).

Struktur und Funktionen der Fachanwendung mpuls WASKA

Die Fachanwendung mpuls WASKA ­ kurz WASKA ­ basiert auf einem Web-Applikation
Server, der mehrere Datenbanken umfassen kann. Da Anwendung und Inhalte voneinander
getrennt gehalten werden, ist das System grundsätzlich universell einsetzbar. Datenmodell
und Eingabemasken basieren auf einer gemeinsamen Beschreibung in XML.




2
        Vgl. Kreidenweis 2005
3
        Vgl. Mehlich 2005

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Die Struktur der Fachanwendung mpuls WASKA im Programm ,,Kompetenzagenturen" (KA = Kompetenzagentur, DB =
Datenbank, DBMS = Datenbankmanagementsystem)


Da die elektronische Fallakte im Programm ,,Kompetenzagenturen" personenbezogene
Daten umfasst, war zunächst ein überzeugendes Konzept zum Datenschutz notwendig. Jede
Kompetenzagentur hat innerhalb des Systems eine eigene Datenbank, zu der Personen
außerhalb der Kompetenzagenturen keinen Zugang haben. Der Zugang zu dieser
Datenbank erfolgt passwortgeschützt über eine SSL-Verbindung und setzt ein individuelles
Zertifikat für die Kompetenzagentur voraus. In dieser Datenbank liegen die vollständigen
Fallakten mit allen personenbezogenen Daten. Mit Zustimmung der Kompetenzagentur wird
regelmäßig ein anonymisierter Auszug der Datensätze auf einen bundeszentralen Server für
das Monitoring überspielt. Anonymisierung bedeutet, dass alle Merkmale (Name, Anschrift,
Telefonnummer u. a), die eine Zuordnung zu einer Person ermöglichen, nicht auf den
zentralen Auswertungsserver übermittelt werden. Anonymisierte Daten unterliegen nicht dem
Datenschutzgesetz und dürfen z. B. dauerhaft archiviert werden.

Da die Kompetenzagenturen die personenbezogenen Daten der Jugendlichen erheben und
verarbeiten, sind sie selbstverantwortliche Stellen im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG). Sie sind also Adressat datenschutzrechtlicher Pflichten und Rechte. Aus diesem
Grund wurden zwischen den Kompetenzagenturen und dem Projektträger im DLR
Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen, in deren Rahmen das
System von den jeweils vor Ort zuständigen Beauftragten für den Datenschutz geprüft
wurde.

Ein weiteres wesentliches Merkmal von mpuls WASKA ist das mehrstufige Rollenmodell:
Über die ,,Case Manager"-Rolle legen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Kompetenzagenturen Fälle an und verwalten sie. Der ,,Case Manager" hat nur Zugriff auf
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seine Fälle und Fälle, die ihm im Rahmen von Vertretungsreglungen zugewiesen wurden.
Neue ,,Case Manager"-Rollen auf der Ebene der Kompetenzagentur kann der ,,Administator
KA" (in der Regel der Projektleiter) anlegen, der ebenso Datenauswertungen für die gesamte
Kompetenzagentur vornehmen kann. Darüber hinaus gibt es eine Benutzerrolle für den
zentralen Auswertungsserver, über den die anonymisierten Daten ausgelesen werden
können.

Des Weiteren ist die Dokumentationssoftware in den Kompetenzagenturen durch folgende
Merkmale gekennzeichnet:
   · Erscheinungsbild: Die Software mpuls WASKA hat ein durchgängig einheitliches
     Erscheinungsbild. In einer Fallakte kann jedes Kapitel direkt aufgerufen werden. Es
     wird zwischen einem Ansichts- und einem Bearbeitungsmodus unterschieden, um
     versehentliches Beschreiben zu verhindern.
   · Suchfunktionen: Die Fallakten können komfortabel über Such- und Sortierfunktionen
     ausgewählt werden.
   · Daten-Import (PDF, XML): Die Software mpuls WASKA importiert automatisch die
     Eingaben aus den PDF-Formularen in die Datenbank der Kompetenzagentur. PDF-
     Formulare, für die keine Einwilligungserklärung nach BDSG unterschrieben wurde
     oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können sofort beim Einlesen
     anonymisiert werden. Darüber hinaus ist der Datenimport aus anderen Programmen
     über ein XML-Import möglich.
   · Export (XML, CSV, XLS): Es ist möglich, die Datensätze einer Kompetenzagentur
     vollständig oder ausgewählte Datensätze und Felder zu exportieren. Auf Basis dieses
     ­ bei Bedarf auch anonymisierten ­ Exports können individuelle Auswertungen
     durchgeführt werden.
   · Dokumentenablage: Zu einzelnen Fallakten können Dokumente gespeichert werden.
     Zusätzlich bietet eine agenturweite Ablage der Dokumente die Möglichkeit, Vordrucke
     oder Anleitungen bereitzuhalten.
   · Falltagebuch: Mit Hilfe des Falltagebuchs haben WASKA-Nutzerinnen und -Nutzer
     die Möglichkeit, den Prozess des Case Management exakter abzubilden, indem sie
     die Leistungen und den Arbeitseinsatz für einen Fall dokumentieren können.
   · Terminverwaltung: Neben den fallbezogenen Terminen sind agenturweite Termine
     vorgesehen. Diese können analog zu den agenturweiten Dokumenten nur durch die
     Administration angelegt bzw. verwaltet werden. Ein Schwarzes Brett informiert nach
     der Anmeldung über anstehende Termine und den Status von Fallakten.
   · Tagesaktuelle Auswertungsfunktionen: Man kann neun Standarddatenauswertungen
     sowohl für eigene Fälle, die Kompetenzagentur wie auch auf der Programmebene
     vornehmen. Diese können auch kumulativ für auswählbare Zeiträume unter
     Berücksichtigung von Alter, Geschlecht u. a. Kategorien durchgeführt werden.
   · Archivierung anonymisierter Fallakten.

Im Sommer 2008 wurde die Zertifizierbarkeit von mpuls WASKA nach der schleswig-
holsteinischen Datenschutzauditverordnung (DSAVO) von anerkannten Sachverständigen
des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) geprüft.
Ergebnis ist, dass mpuls WASKA grundsätzlich die Anforderungen für das schleswig-
holsteinische Datenschutzgütesiegel erfüllt. Dieses Siegel gilt als ,,TÜV-Plakette" für
Datenschutz bei IT Verfahren.


Für ein besseres Verständnis der Arbeit: das Monitoring

Die elektronische Falldokumentation soll über die Einzellfallbetrachtung hinaus wesentlich zu
einem besseren Verständnis der Arbeit einer Kompetenzagentur und des gesamten
Programms beitragen. Das Datenmonitoring ist auf die wirkungsorientierte Begleitung und



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Steuerung des Programms auf den unterschiedlichen Ebenen (Einzelfälle,
Kompetenzagentur, Regiestelle) ausgerichtet.
Im Gegensatz zu einem Controlling geht es beim Monitoring nicht um Soll-/Ist Vergleiche,
sondern darum um über systematische Vergleiche zwischen den Kompetenzagenturen
Unterschiede herauszuarbeiten und sie z.B. vor dem Hintergrund ihrer besonderen
Ausgangslage und ihrer Struktur zu hinterfragen. So kann das Monitoring programmweit
unterschiedliche Lösungsansätze für vergleichbare Herausforderungen aufzeigen, was zu
einem Lernen der Projekte untereinander führen kann.
Die mit Hilfe von WASKA erfassten Daten liegen bei der zentralen Regiestelle tagesaktuell in
anonymisierter Form vor. Auswertungen sind beispielsweise möglich hinsichtlich der
Zielgruppensteuerung, der Steuerung der Zugangswege und des Verlaufs des Case
Managements, der Vermittlungssteuerung und Angebotsplanung sowie der Zielerreichung.
Die aus dem Datenmonitoring gewonnenen Erkenntnisse können auch auf einer über das
Programm hinausgehenden Ebene verwertet werden, z. B. in der Jugendhilfeplanung.
Darüber hinaus dient das Monitoring auch der Programm weiten Berichterstattung (z.B. für
den Europäischen Sozialfonds).
Die Benutzer in der Kompetenzagenturen haben mehrere Möglichkeiten, ihre Daten
auszuwerten. Zunächst kann eine Funktion aufgerufen werden, die zeigt wie viele Fälle im
jeweiligen Arbeitsbereich liegen, woher die Jugendlichen kommen und welchen Status und
Schulabschluss sie haben. Des Weiteren wird bei den Jugendlichen die Verweildauer, die
Alters- und Geschlechterstruktur, der Migrationshintergrund und der Förderbedarf ermittelt.
Schließlich werden einige Auswertungen zu den bereits abgeschlossenen Fällen angezeigt.
Über die Exportfunktion können die Datensätze vollständig oder in Auszügen exportiert und
z. B. mit Statistikprogrammen vertieft ausgewertet werden.


mpuls und mplus WASKA als Freie Software

Mit dem Abschluss der Entwicklungsarbeiten werden die Basisanwendung mpuls und die
Fachanwendung mpuls WASKA (mit dem Fragenkatalog für die Kompetenzagenturen) als
Freie Software angeboten. Freie Software erlaubt es, ein Programm auszuführen, es
einzusehen, zu kopieren, weiterzuentwickeln und weiterzugeben. Das ,,Copyright" behindert
diese Freiheiten nicht. Es wird im übertragenen Sinne zu einem ,,Copyleft" ­ alles ist erlaubt,
nur dürfen die gewährten Freiheiten nicht eingeschränkt werden.

Die Softwareprojekte mpuls und mpuls WASKA stehen unter der GNU Affero General Public
Lizence (AGPL) Version 3, die gegenüber der bekannten GNU General Public Licence (GPL)
die Besonderheiten einer über ein Netzwerk zur Verfügung gestellten Anwendung
berücksichtigt. Die Lizenz bezieht sich auf den Programm-Quellcode. Die erfassten
Datensätze, die individuelle Konfiguration und die Sicherheitseinstellungen eines installierten
Systems fallen nicht darunter. Die Bereitstellung von mpuls und mpuls WASKA erfolgt
zunächst über http://wald.intevation.org/. Interessierte können sich dort anmelden, aktuelle
Informationen zum Entwicklungsstand erfahren und den Quellcode beziehen. Das Programm
kann in unterschiedlicher Weise installiert werden ­ auf Einzelplatzrechnern, in lokalen
Netzwerken oder über das Internet mit oder ohne zentrale Auswertungsserver.

Freie Softwareprojekte sind in der Sozialinformatik bisher eine Ausnahme. Neben mpuls
WASKA ist nur das Jugendhilfemanagementsystem Stellware auf dem Markt. Die Offenheit
ist Chance und Herausforderung zugleich. Die Entwickler treten in Vorleistung und lassen
sich in die Karten schauen. Demgegenüber steht die Chance, dass Entwicklungsschritte
öffentlich diskutiert werden, Verbesserungen schneller umgesetzt werden und die Software
besser an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst wird. Viele Freie Softwareprojekte belegen,
dass sich die Offenheit lohnt und zu einer besseren Qualität führt. Fast die Hälfte der Freien
Software wird professionell weiterentwickelt. Dies steht nicht im Widerspruch zu den
Freiheiten, sondern zeigt vielmehr die Bedeutung und die breite Akzeptanz dieser Option.


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Die Fachanwendung mpuls WASKA wird weiterhin im Programm ,,Kompetenzagenturen"
eingesetzt und dient insbesondere der Unterstützung der Jugendsozialarbeit. Die
Softwareentwicklung wird zunächst hieraus Entwicklungsimpulse erhalten, die über einen
Kreis von Fachleuten aus Wissenschaft, Praxis und Informationstechnik bewertet und
umgesetzt werden können. So könnte darüber nachgedacht werden, auch die
Netzwerkarbeit in der Jugendsozialarbeit abzubilden, differenziertere Dokumentationspfade
(z. B. durch Fallkategorien) zu schaffen, die Mehrperspektivität der Beteiligten zu
berücksichtigen und auch Möglichkeiten zur Visualisierung zu entwickeln. Eine weitere große
Chance besteht darin, mittels WASKA und daraus abgeleiteten, fachlich miteinander
kompatiblen Versionen zu überregionalen Standards in der Jugendhilfeplanung zu kommen.
Ein Freies Softwareprojekt ist stets auch Plattform für den fachlichen Austausch und schließt
keinen aus.

Die zukünftigen Anwendungsfelder der Basisanwendung mpuls sind vielfältig. So wird sie z.
B. mit einem eigenen Katalog in der nächsten Phase des BMFSFJ-Programms
,,Schulverweigerung ­ die 2. Chance" eingesetzt. Aber auch in anderen Bereichen ist
Elektronische Falldokumentation gefragt, z. B. in der Bildung (für Qualifizierungspläne), in
der Arbeitsförderung (für Eingliederungsvereinbarungen), im Gesundheitswesen (für
Patientenakten) oder in anderen Felder der Kinder- und Jugendhilfe außerhalb der
Jugendsozialarbeit (für Hilfepläne). Mit mpuls lassen sich in diesen Bereichen Anwendungen
kreieren, die hinsichtlich Datenschutz, Rollenmodell und Anpassbarkeit den höchsten
Ansprüchen genügen.

Der Nutzen des Freien Softwareprojektes ist jetzt schon offensichtlich: Es wurde in einem
zeitlich befristeten Programm eine Software geschaffen, die dauerhaft und uneingeschränkt
nutzbar ist. Großer Wert wurde darauf gelegt, Praxis, Wissenschaft und Informationstechnik
zusammenzubringen. Es bleibt zu hoffen, dass mit WASKA das in der Sozialinformatik
vorherrschende Muster der ,,Insel-Anwendungen" durchbrochen wird und dass mpuls und
mpuls WASKA Eingang in Lehre und Forschung finden werden ­ ganz im Sinne von Günther
Stahlmann: ,,Entweder die Profession gestaltet die Technik oder die Technik gestaltet die
Profession!" Freie Software begreift sich als Prozess, nicht als Produkt. Von daher die
Einladung: Machen Sie mit!



Quellen

Kreidenweis, H. (2005): Die Hilfeplanung im Spiegel ausgewählter Software Produkte. Expertise im Rahmen des
BMFSFJ       Modellprogramms         ,,Fortentwicklung  des      Hilfeplanverfahrens",   Augsburg     (über
http://www.sozialinformatik.de/Mat.de)

Mehlich, Harald (2005): Modernisierung sozialer Institutionen durch eGovernment als Herausforderung für die
Sozialinformatik. In: Kreidenweis, H/Ley, T. (2006): Sozialinformatik in Lehre und Forschung Von der
Standortbestimmung zur Zukunftsperspektive. Tagungsband der Fachtage Sozialinformatik am 11. Januar und
26. Juni 2005 an der KFH Mainz. Eichstätt/Bielefeld 2006 (über http://www.sozialinformatik.de/Mat.de)

Neuffer, Manfred (2007): Case Management: soziale Arbeit mit Einzelnen und Familien - 3., überarb. Aufl. -
Weinheim ; München : Juventa-Verlag




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